Rutiner for melding av avvik i arkivet

Melding om avvik gjøres via kommunens innside her:

https://x11.ksx.no/system.php?&ok=hst8zqf31bvxr7p

Alle arbeidstakere har et ansvar for melde om avvik i arkivet, både det fysiske arkivet og fagprogrammene. Det samme gjelder avvik i arkivplanen. Dette blir informert om ved opplæring av nytilsatte.

Omfang

Prosedyren gjelder alle tilsette i Meråker kommune som på en eller annen måte oppdager brudd på prosedyrer og tiltak som har som formål å ivareta informasjonssikkerheten i kommunen, i tillegg omfatter den hele prosessen fra avviket ble oppdaget til forebyggende tiltak og forbedring av prosedyren er gjennomført.

Målet

Målet med avvikshåndtering er å avdekke avvik og hindre gjentakelser.

Meråker kommune ønsker å legge til rette for at kommunens ansatte behandler person­sensi­tive opplysninger i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og allment aksepterte etiske normer.

Ett viktig tiltak er å ha systematisk tilnærming til avvikshåndtering.

Arbeidsplan

Behandling av avvik skal dokumenteres i en avviksrapport ift. fastlagt mal.

Ansvar

Leder for området der avviket har forekommet er ansvarlig for at korrigerende tiltak blir iverksatt.

Avviksrapportering utført av den som oppdager avviket. Rapportering skal skje til enhetsleder for tilsatt/avdeling. Leder rapporterer til arkivansvarlig.

Arkivansvarlig har ansvar for å håndtere avviksrapporterten og skal foreslå tiltak for arkivleder. Dersom det er nødvendig, skal også tiltakene vurderes i lag med enhetsleder. Rådmannen skal informeres og har det overordna ansvaret.

Handling

Den som oppdager avviket skal også eventuelt iverksette strakstiltak. Skjema for avviks­håndtering for Meråker kommune kan benyttes.

Leder skal informeres om hvilke tiltak som er iverksatt.

Avviksrapporten skal alltid sendes til arkivleder/ kommunedirektør og skal inneholde iverksatte tiltak.

Nr. Handling Ansvarlig Når