Mottak, sortering og registrering av post

Postmottak

All post skal sendes felles postmottak, med unntak av post til Meråker skole og legekontoret.

Post fra ytre enheter sendes daglig til Rådhuset (felles postmottak).

Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (e-post, fax, skjema, innskannede dokumenter osv.) Postmottak henter ut post som er kommet på faks og har ansvar for at e-post sendt til postmottaket blir journalført.

E-post skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene som til et saksdokument som annen post.

Mottak av e-post

Retningslinjer for registrering av e-post -

Mottak av e-skjema

Se eget dokument "

"

Utlegging av offentlig postjournal

Postjournalen legges ut på internett kl. 2400, 3 dager etter at posten er journalført. Journalen (postlistene) kvalitetssikres av arkivet.  Postliste for inngående, utgående og notat med oppfølging genereres ca. kl. 1500 hver dag og sendes arkivgruppa for kontroll, samt kommunedirektøren, ordfører, sektorsjefer og økonomisjef til orientering.

Post i fagsystemene føres i sine respektive systemer av ansvarlig journalførende enhet.

Åpning / sortering

Grovsortering

Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post.

Post til sektor helse, pleie og omsorg går uåpnet til sektorkontoret. Arkivansvarlig på sektoren foretar nødvendig registreringer.

Post til kommunekassen som gjelder posteringer innen regnskap, budsjett og lønn går direkte til avdelingen.

Arkivverdig post

Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.

Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20.

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger-/rapporter fra andre offentlige institusjoner (utgiver registrerer og journalfører 1 eks) utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19.

Informasjonspost/ fagrelatert post er ikke arkivmateriale, og går til sirkulasjon på sektorkontoret.

Møteinnkallinger/møtebøker/referater (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks), egenmeldinger/ sykmeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Feiladressert post

Returneres uåpnet til Posten (legges i postkasse for utgående post).

Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser

Hvis det står påført "Tilbud" eller "Anbud" utenpå konvolutten, skal den IKKE åpnes, men stemples mottatt og påføres klokkeslett og signatur. Alle anbudene leveres sektor/ saksbehandler fortløpende.

Mottatte anbud skal leveres arkivet for registrering i ettertid.

Ved registrering sjekk paragraf etter offentlighetsloven/ forvaltningsloven.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder

Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Rekommandert sending

Når du sender et brev rekommandert,

 Utlevering vil skje mot fremvisning av fullmakt fra mottaker.

Et rekommandert brev kan ikke være adressert til to eller flere personer med unntak av når disse utgjør et firma eller lag.

Personlig post

Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler.

Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Meråker kommune.

Unntak: Når arkivpersonalet har fått skriftlig fullmakt fra saksbehandler, kan posten åpnes.

Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen.

Rundskriv

I utgangspunktet behandles rundskriv som infopost (se ovenfor).

Inngående fysiske rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet. Kun 1. side skannes og det oppgis link til adressen hvor hele rundskrivet finnes. Det fysiske dokumentet sendes deretter i sin helhet til saksbehandler/ enheten.

Møteinnkallinger, - referater og – protokoller

Møtedokumenter fra eksterne styre, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til sektorkontoret. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Meråker kommune ikke har sekretariatsansvaret.

Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal registreres i egne saker - en sak for innkalling og en for underskrevne protokoller pr. år. Registrering av disse fremkommer også i modul for utvalgsbehandling.

Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender.

Skanning av saksdokumenter

Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes for å gi snarest mulig tilgang til informasjon.

Ved skanning plasseres skilleark mellom forsendelser som utgjør en journalpost.

Innad i en journalpost skal det legges skilleark før et nytt hoveddokument, mellom hoveddokument og vedlegg og mellom vedlegg. Som hovedregel skal en tilstrebe å skanne inn papirdokumenter som hoveddokument tilknyttet journalposten for å gjøre fremhenting av elektroniske dokumenter enklest mulig.

Dokumenter/ vedlegg som er av et format som gjør at det ikke lar seg skanne

Dokumenter som er av et format som ikke lar seg skanne må behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter jfr Arkivloven. Vedleggene oppbevares kronologisk i samlet støttearkiv/ vedleggsarkiv for alle arkivdeler innenfor gjeldende arkivperiode, påført saksnummer etc.

• originaldokumentet stemples og journalføres
• original sendes ansvarlig saksbehandler
• saksbehandler sender original til arkivet etter behandling

Skannerleverandørens fremgangsmåte skal følges både ved enkeltskanning og bunkeskanning. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at alle sider er kommet med i hvert dokument
• at skanningen er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
• at dokumentene er skannet i formatet PDF/A

Stempling

Alle inngående dokumenter som ikke skal skannes, stemples med stempel som inneholder kommunenavn og dato, Saksvedlegg som ikke lar seg skanne skal stemples med samme stempel og påføres alle journalopplysninger. Det påføres også at saksbehandler skal returnere dokumentet til arkivet etter behandling.

Registrering/Journalføring

I journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet.

Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak.

Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen.

Alle saker klasseres med primær ordningsverdi og eventuelt sekundær ordningsverdi (for objektarkiver) (K-koder, personnummer, gnr/bnr. osv.) og legges i korrekt arkivdel.

Følgende opplysninger registreres:

Dokumenttype, dokumentdato, avsender/mottaker, sakstittel/ dokumenttittel og datering på dokumentet (jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7).

Arkivtjenesten skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene.

Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette.

Ved tvil om unntatt offentlighet fører arkivpersonalet tilgangskode XX på sak eller journalpost og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført.

Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der rådmann, leder eller den som har fått fullmakt til dette, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i ePhorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet.

Leder setter eventuell rette tilgangskode på saken/ journalposten/ dokumentet eller behandlingen og markerer tekst som skal unntas.

Sikkerhetskopi innskannede dokumenter:

Arkivet sørger for oppbevaring av originalt inngående skannet dokument som en sikkerhetskopi inntil elektronisk prøveavlevering er gjennomført og godkjent av IKA-Trøndelag.

Sikkerhetskopiene oppbevares kronologisk på dato i arkivboks i nærarkivet.

Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling og evt. ekspedering av dokumenter

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøreres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlerel/ ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

• på mandager må registreringer gjort lørdag og søndag også tas med i rapporten (JP blir automatisk generert inn).  Det samme gjelder bevegelige helligdager som må tas med på førstkommende virkedag.
• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at evt. vedlegg er tilknyttet hoveddokumentet
• at offentlighetsvurdering er gjennomført
• at evt. tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
• hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak

Det skal også kontrolleres:

• At alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til riktig sak i ePhorte.
• At ePhorte blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst.
• At kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført.

Viser til registreringsregler for saks- og dokumenttittel på bestemte typer saker:

Personalsaker:

Meråker kommune har benyttet samlemapper i personalarkivet fram til 1.4.2014.

Fra denne dato startet kommunen med "mappe i mappe" hvor det opprettes en ny sak pr. søknad/ sak for hver person. Disse avsluttes enkeltvis. Alle saker er knyttet opp med personnr. slik at man lett får en oversikt over alle saker som er registrert på hver enkelt, både saker som er under behandling og avslutta. 

Det er derfor utarbeidet registreringsregler for journalføring av dokumenter på personalmapper i Meråker kommune fra.1.4.2014. 

Kontroll med reserverte saker

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal se til:

• at offentlighetsvurdering er gjennomført, og riktig skjerming av avsender/mottaker, arkivkode, saksnummer, tittel og innhold er gjort
• at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak opprettes
• at saken er knyttet til riktig arkivdel
• at saken har fått riktig arkivkode

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker tomme

Kontroll med reserverte journalposter (konsept)

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn 14 dager med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange uaktuelle reserverte dokumenter.

Created by Nexus Consulting as