Gjennom kommunens mål for arkiv- og dokumentforvaltning skal vi sikre:
- Demokrati
- Rettssikkerhet
- Faglig integritet
- Effektivitet
- Ivaretakelse av omdømme og tillit
- Historisk perspektiv
- Respekt for den enkeltes personvern og likebehandling
I Meråker kommunes verdiplattform har vi et godt grunnlag som kan knyttes opp mot arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen:
- Ærlighet
- Respekt
- Engasjement
- Raushet
Forkortet "ÆRER".
I medhold av arkivforskriftens § 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan - arkivplan - som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet.
Arkivplanen/håndboka for saksbehandling og arkiv dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Meråker kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem, arkivmedarbeidere og saksbehandlere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
- Arkivplanen for Meråker kommune er et arbeidsverktøy.
- Arkivplanen gjelder for alle enheter i Meråker kommune, og alle ansatte i kommunen er pliktig til å gjøre seg kjent med planen og følge de rutiner som gjelder.
Internkontroll:
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at kommunen planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.
Arkivplanen skal inngå som en del av kommunens arbeid med internkontroll.
Det er den øverste leder (kommunedirektøren) som skal sørge for at arkivplanen innrettes slik at den kan brukes som et redskap for internkontroll.
Kommunen benytter et kvalitetssikringssystem Compilo, som også brukes til internkontroll innen arkivdanning/ lagring. Avvik skal meldes inn i Compilo her:
https://x11.ksx.no/system.php?&ok=hst8zqf31bvxr7p
