Innsyn - eksternt
Publisering av postliste
Kommunen er ikke pålagt å legge ut postliste/ offentlig journal, men vi har valgt å være åpen og legger derfor postlista ut på hjemmesiden. Inngående og utgående journalførte dokumenter blir publisert samme kveld som de er journalført. Kommunen har valgt å
ikke
legge ut selve tekstdokumentene, men dokumentene kan bestilles via postlista.
Innsynsrett:
I følge offentlighetsloven kan alle som ønsker det be om innsyn i dokumenter som er kommet inn til kommunen. Det er kun unntaksvis vi har rett til å unnta hele dokumentet fra innsyn, - vanligvis skal dokumentet utgis med sladding/fjerning av nødvendige opplysninger.
Saksbehandleren skal vurdere alle forespørsler om innsyn i dokumenter.
Journalføring
Anmodning om allment innsyn skal ikke journalføres. Det gjelder f.eks. generelle forespørsler slik som innsyn i byggesaker hvor du er nabo.
Anmodning om partsinnsyn skal journalføres (f.eks.innsyn elevmapper, personalmapper og lignende). Dette journalføres i den aktuelle saken, eller det opprettes en ny sak dersom det er nødvendig.
Klage på innsyn journalføres i den aktuelle saken.
Offentlig versjon - sladding/ fjerning av opplysninger:
Ved spørsmål om innsyn i dokumenter, skal offentlig versjon lages hvis dokumentet inneholder taushetsbelagt informasjon. Det er viktig at opplysninger som skal skjermes i et dokument, blir skjermet på riktig måte. Det holder ikke å skravere over med svart tusj da opplysningene likevel vil synes dersom dokumentet f.eks blir forstørret. Elektronisk sladding er ikke mulig. Dokumentet må skrives ut og klippe ut det som skal skjernes.
Journalføring av offentlig versjon:
Den "offentlige" versjonen av et dokumentet som i utgangspunktet er unntatt offentlighet, skal journalføres som en egen journalpost i samme sak. Ved senere forespørsler om samme dokument har vi da allerede en offentlig versjon og vi slipper å foreta en ny offentlighetsvurdering, pluss at det er viktig å dokumenterer hva vi har gjort. Tittel på journalposten skal være " Offentlig versjon av journalpost nr xx".
Arkivets oppgave
Videresende forespørsel om innsyn til saksbehandler. Partsinnsyn skal journalføres.
All videre kommunikasjon foregår mellom saksbehandler og den som ber om innsyn.
Saksbehandlers oppgave
Svaret skal gis uten ugrunnet opphold (2-3 dg). Om kommunen ikke svarer innen 5 dager etter at vi mottok forespørselen, regnes forespørselen som avslått og vedkommende kan sende klage til fylkesmannen (off.l. § 32).
Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet må på nytt offentligvurderes før evt. utsendelse. Husk å vurdere evt. vedlegg.
Etter utsending av det forespurte dokumentet fjernes restansen fra forespørselen.
Avslag på innsyn må være skriftlig med henvisning til hjemmel, klageadgang og klagefrist (off. l. § 31).
Innsyn - internt
Tilgangsstyring i ePhorte styres via tilgangskoder og tilgangsgrupper.
Alle brukere av ePhorte har tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter som ikke er unntatt offentlighet. I saker med tilgangskode U er tilgangen begrenset til egne saker. De andre tilgangskodene er begrenset til virksomhet/avdeling/sektor + tilgang til den aktuelle tilgangskoden.
Alle brukerne av ePhorte skal kun autoriseres for de tilgangskoder de trenger for å få utført sin jobb og det er enhetsleder som autoriserer sine ansatte.
Det finnes tre nivåer for autoriseringer for tilgangskoder:
Egne saker: Saksbehandler
Egen virksomhet: Alle i sektoren/ avdelingen
Hele virksomheten: Rådmann, arkivleder, arkivpersonale
I saker med tilgangskode U er tilgangen begrenset til egne saker.
De andre tilgangskodene er begrenset til virksomhet/ avdeling + tilgang til den aktuelle tilgangskoden.
Tilgangskoder:
Følgende tilgangskoder finnes i ePhorte:
A - ansettelsessaker
BA - barnehagesaker
D - disiplinærsaker
E - elevsaker
FL - flyktning
MU - møtebehandling (kun utvalgssekretær)
P - personalsaker
U - unntatt offentlighet
XX - midlertidig begrenset inntil off.vurdering foretas
Tilgangsgrupper:
Tilgangsgrupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til en bestemt type saker, - f.eks personalmapper. Personer som legges i tilgangsgruppene må være autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg. Vi har faste tilgangsgrupper for personalmapper, barnehagebarnsmapper.
Adhocgrupper:
Adhoc-grupper benyttes når det er behov for å gi personer på tvers av enhetene tilgang til enkeltsaker. Personer som legges i en adhocgruppe må være autorisert for aktuell tilgangskode i tillegg.
Innmelding/ endring/ opphør
Når det gjelder tilganger i ePhorte, skal alle innmeldinger, endringer eller opphør varsles på eget skjema og underskrives av sektorsjef/ rådmann.
