Arkivplan.no

Håndbok for saksbehandling og arkiv 2013 -

Velkommen til Meråker kommunes håndbok for saksbehandling og arkiv - arkivplan.

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkivforvaltningen i kommunen. 

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Meråker kommune.

Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.

Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret.  Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.

Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Meråker kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Meråker kommune ivaretar arkivansvaret sitt  etter arkivlovens § 6 hvor det står at "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste og utarbider virksomhetplaner for denne .

I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede ansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1).

Som kommunedirektør i Meråker kommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

 

 

 

Meråker kommune

Arne Ketil Auran                                                                     Liv Olsen

kommunedirektør                                                                   arkivleder                                                                 

 

multe-planten

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene

I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret, som er tillagt administrasjonssjefen (kommunedirektøren), jfr. Kommunelovens § 23.  

Dette ansvaret er i Meråker kommune delegert fra kommunedirektør til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettledning, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av arkivloven.

Arkivplanen er en del av kommunens internkontrollsystem som øverste leder har ansvar for (jfr. k.l. § bestemmelser).

 

Saksbehandling

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Meråker kommune.

Postnummer

Fra 1.1.2018 skifter Meråker kommune kommunenummer fra 1711 til 5034.

 

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
  • en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
  • det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
  • det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
  • kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god til før det blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet