Håndbok for saksbehandling og arkiv 2013 -

Velkommen til Meråker kommunes håndbok for saksbehandling og arkiv - arkivplan.

Arkivplanen er godkjent av rådmannen den 1.11.2013.

Meråker, den 1.11.2013

Mvh
Liv Olsen
arkivleder

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene

I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen (rådmannen), jfr. Kommunelovens § 23.

Dette ansvaret er i Meråker kommune delegert fra rådmannen til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettledning, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av arkivloven.

Saksbehandling

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Meråker kommune.

Postnummer

Fra 1.1.2018 skifter Meråker kommune kommunenummer fra 1711 til 5034.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god til før det blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet

Som rådmann i Meråker kommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

MERÅKER KOMMUNE

Henrik Vinje

rådmann