Aktivt arkiv

Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper.

Arkiv

· Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv). En Noark-base kan omfatte ett eller flere arkiver.

· Oppbevaringssted for arkiv .

· Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv, også kalt arkivtjeneste

· Det samme som Arkivdepot.

Arkivbegrensning

Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. Arkivforskriften § 3-18.

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot

Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet. Se også internt depot og depot.

Arkivdokumenter

Dokument som mottas eler produseres som ledd i den virksomhet er organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også saksdokument.

Arkivformat

Åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivare, jf. Dokumentformat og produksjonsformat.

Arkivkode

En enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. Arkivkoder i en emnebasert arkivnøkkel kalles ofte emnekoder, Mens arkivkoder i en objektbasert arkivnøkkel ofte kalles objektkoder. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse.

Arkivleder

Er delegert det overordnede ansvar for hele kommunens arkivtjeneste.

Arkivnøkkel

Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv.

Arkivperiode

Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med blant annet bortsetting.

Arkivsak

En sak i arkivet. Se sak.

Arkivsaksnummer

Se saksnummer

Arkivserie

Del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp.

Arkivskaper

En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet.

Arkivuverdig post

Som arkivuverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten skal holdes atskilt fra arkivet.

Arkivverdig post

Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder vesentlig dokumentasjon. Saksposten arkiveres i hht arkivinstruks.

Avlevering

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. Arkivforskriften § 5-1.

Avleveringsliste

Liste over arkivmateriale som overføres til bortsettingsarkiv, internt depot eller depot .

Avskriving

Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Bortsetting

At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted.

Bortsettingsarkiv

· Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting.

· Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv

Dagligarkiv

Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Se også aktivt arkiv.

Delarkiv

Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ. Begrepet er benyttet i Noark-3 og Koark, men er i Noark 4 erstattet med Arkiv.

Delegert sak

En sak i kommuner og fylkeskommuner hvor er underutvalg, ordføreren eller administrasjonssjefen er gitt myndighet til å vurdere en henvendelse eller liknende og fatte vedtak.

Depot

Depotet inneholder materiale som er eldre enn 25 år, samt personarkiv som er eldre enn 10 år. Stjørdal kommune har sitt depot hos IKA Trøndelag iks.

Dokument

Etter arkivlovens §2: Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier.

Dokumentformat

Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument.

Dokumenthåndtering

Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.

Dokumenttittel

En dokumenttittel skal beskrive innholdet i brevet, både på inngående og utgående dokumenter.

Eksternt dokument

Korrespondanse mellom enheter som ikke registrerer i samme Noark-base.

Enkeltarkiv

Se arkiv

E-post

Programvare som gjør det mulig å sende meldinger og/eller dokumenter i elektronisk form fra en bruker til en annen.Betegnelse på selve meldingen/dokumentet.

GDPR

Gradering

Personvernforordningen er en lov EU har vedtatt (den blir også kalt GDPR, som står for general data protection regulation). Loven skal gjelde i alle EU- og EØS-landene.

Skjerming av opplysninger mot innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.

Informasjons post

Arkivuverdig post er informasjonspost

Internt depot

Internt depot inneholder materiale eldre enn 8 år og er lokalisert hos sentralt arkiv.

Internt dokument

1. I offentlighetsloven: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement.

2. I Noark: Dokumenter som kommuniserer internt i en enhet eller mellom enheter som registrerer i samme Noark-base; baseinternt dokument.

Journal

System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalen er en del av arkivstyringen i Noark-4.

Journalenhet

En arkivorganisatorisk enhet som fører journal.

Journalføring

Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

Kassasjon

Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.

K-koder

Arkivnøkkel som benyttes i kommunal sektor.

Konsesjonspliktige/
meldepliktige arkiv

Personregistre/-mapper som kommunen må ha tillatelse fra/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å kunne opprette. Kommunen kan oppbevare disse i en viss tid, såfremt de avleveres til godkjent depot.

Meroffentlighet

Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet.

Noark 4

En kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Stiller krav til systemenes informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet.

Objektarkiv.

En arkivserie hvor saksdokumentene har en annen ordningsmåte enn K-koder som det primære, med et relativt ensartet innhold. Serien er ordnet etter objekt, f.eks.: Gnr/bnr, fødselsnr. osv.

Ordningsprinsipp

Prinsipp for ordning av arkivmateriale.

Ordningsverdi

De verdier som er tillatt innenfor t ordningsprinsipp, vanligvis en arkivkode.

Overføringsliste

Oversikt over arkivmateriale som er overført fra et offentlig organ til et annet, jfr. pålegg etter arkivforskriften § 3-22. Se også avlveringsliste.

Overlappingsperiode

Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.

Periodisering

Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig , og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.

Postliste

En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, det vil si mottatte saksdokumenter.

Primærkode

Den primære arkivkode som en sak klasseres etter. Dvs plasseringen av de fysiske dokumentene.

Produksjonsformat

Format som et elektronisk dokument er produsert i. Produksjonsformater er vanligvis proprietære. Det betyr at et dokument bare kan framstilles på en tifredstillende måte (eventuelt utelukkende) ved hjelp av det programsystem som ble bruk til å produsere det.

Referatsak

Dokument som blir lagt fram for et utvalg til orientering.

Restanseliste

Liste over mottatte dokumenter (dokumenttype I og N) som ikke er avskrevet

Sak

1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv. (jf. Forvaltningsloven og offentlighetsloven.) Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.

2. Konkret: En sak omfatter desaksdokumenter, registreringer, påskrifter og lignende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.

3. I Noark: En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er feles (saksopplysninger).

Saksarkiv

Den delen av arkivet som består av saksdokumenter.

Saksdeling

Underinndeling av en sak, hvor dokumentene innenfor en og samme sak grupperes ved å tildele journalpostene forskjellige ordningsverdier.

Saksdokument

Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumenter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter, jfr. arkivforskriften §2-4.

Sakspost

Arkivverdig post er sakspost.

Sakstittel

En sakstittel skal beskrive helheten i saken og ikke det første dokumentet i saken. En tydelig og god tittel avgrenser saken slik at det blir innlysende hvilke dokumenter som hører til saken.

Sekundærkode

Arkivkode som angir underoppdeling av primærkoden.

Sentralisert arkiv

Arkiv samlet under en sentral, faglig ledelse.

Skanning

Omforming av et papirdokument til et digitalt bildeformat.

Tilgangsgruppe

En gruppe personer i bestemte roller som gis leserettigheter til (autoriseres for) opplysninger og dokumenter som ikke er åpen tilgjengelige.

Utlånsliste/-kort

Oversikt over hvilke saker og dokumenter som er utlånt, til hvem og når.

Utvalgssak

Sak som er til behandling i et utvalg.

Utvalgssaksnummer

Det nummer en utvalgssak er tildelt i et utvalg. Utvalgsnummeret må ikke forveksles med saksnummer.