Arkivplan.no

Utvalgsrutiner

  Utskriftsvennlig versjon

Møtebehandling

Her er en veileder for møtebehandling/ utvalgssekretær:

Utvalgsmodulen i ePhorte er ikke godkjent for elektronisk lagring av dokumentene (innkalling og møtebok). Meråker kommune har derfor bestemt at fra 1.1.2013 lagres utvalgsdokumentene (møteinnkalling og protokoll) på saker i ePhorte - 1 sak pr. utvalg/ år for innkalling og en sak for protokoll. Selve saksdokumentene finnes selvsagt i ePhorte.

 

For at utvalgssekretær skal holde orden på dokumentene for hvert møte, benyttes

 

Her finner du en rutinebeskrivelse:

 

Ved å benytte nedenstående link kommer du direkte inn på kommunens innsynsløsning. Der finner du saksdokumentene til kommunestyret, formannskapet og komiteene samt noen andre styrer, råd og utvalg, fra 1.8.2012.

 Møtedokumenter på kommunens hjemmeside

Møtedokumentene legges ut på FLUIX (egen katalogstruktur) for at politikerne kan benytte Ipad.  Melding om utlegging av innkallinger og protokoller m.m. sendes via telefonsystemet Phonero.

Interpellasjoner og spørsmål

I reglement for Meråker kommunestyre (vedtatt 30.5.2016) § 18 heter det:

”Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til kommunestyremøtet, kan medlemmer og varamedlemmer som påregner å møte stille spørsmål eller interpellasjon til ordføreren." 

Spørsmål må være levert skriftlig senest kl. 12 - 5 dager før møtet, og interpellasjoner senest kl. 12 - 10 dager før møtet i kommunestyret.  Ordførerens svar blir lest opp i møtet, og gjengitt i referatet.

Forespørsler behandles etter at den ordinære sakslisten er behandlet. Det er anledning for kommunestyrets representanter til å føre en debatt i etterkant av ordførerens svar. Det er også anledning til å fremme forslag til uttalelse. Den samlede behandlingstiden for forespørsel bør ikke overstige 30 minutter.”

Formål:
Formålet er å gi kommunens innbyggere og kommunestyrerepresentanter mulighet til å ta opp saker/spørsmål som ikke står på sakslisten.

Interpellasjonen vil bli ført opp på sakslista til det førstkommende kommunestyremøte.  Interpellanten leser opp sin forespørsel i møtet og ordføreren leser opp sitt svar.

Vær oppmerksom på at slike henvendelser i utgangspunktet er offentlige og tilgjengelige for allmennheten.

Rutiner:
Interpellasjoner / forespørsler behandles på samme måte som andre brev /saker som rettes til kommunen. Hvis det ikke finnes sak fra før, opprettes en egen sak på hver interpellasjon. Sakstittel skal være ”Interpellasjon + det det gjelder". Møtesekretær og ordfører må være kopimottaker på interpellasjonen. Uttalelser eller svar registreres som egne journalposter i samme sak.

Alle medlemmer kan rette forespørsler til lederen i møte, også om saker som ikke står på sakslisten. Muntlige forespørsler refereres kun i protokollen.