GENERELT
Meråker kommune er definert som ett organ med en journalenhet. Kommunen har fra 9.5.2022 en skybasert løsning av Elements Cloud. Arkivkjernen er Documaster. Kommunen har sentrale arkivserier som; møtebøker, saksarkiv, personalarkiv, barnehagearkiv, elevarkiv, eiendomsarkiv, hjemmelsarkiv, avtalearkiv og desentraliserte arkivserier.
Kommunen har vedtatt at:
Meråker kommune skal ha sentralt postmottak.
Meråker kommune, inkl. alle avdelinger skal bruke Elements til registrering av sakspost og til saksbehandling.
Sentralt arkiv skal journalføre all inngående sakspost.
Sektorene/ avdelingene skal være arkivskapere for de spesialseriene som arkivoversikten viser, og føre evt. postjournal for korrespondanse som blir arkivlagt i disse.
Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.
Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for alle personer som har ansvar for dokumenthåndteringen i kommunen, dvs. administrative ledere, saksbehandlere og arkivpersonale.
ORGANISASJONSKART :
Arkivordningen i Meråker kommune bygger på et skille mellom dagligarkiv, bortsettingsarkiv, internt depot og depot:
- Dagligarkivet: fullelektronisk. Inneholder materiale som saksbehandles i inneværende periode (fra 9.5.2022).
- Bortsettingsarkivet er papirbasert og inneholder materiale som har vært saksbehandlet i den foregående perioden (2000 - mai 2008). Elevarkiv før kullet som startet 1.8.2018 var papirbasert.
- Internt depot inneholder materiale eldre enn ?
- Depotet inneholder materiale som er eldre enn 25 år, samt personarkiv som er eldre enn 10 år. Meråker kommune har sitt depot hos IKA Trøndelag.
Arkivskaper har det administrative ansvar for dagligarkiv og bortsettingsarkiv. Ved avlevering til Internt depot blir det administrative ansvaret for arkivdokumentene overført fra hver enkelt arkivskaper til kommunedirektøren. Meråker kommune har delegert følgende oppgaver til IKA Trøndelag Iks:
- depot for arkivmateriale eldre enn 25 år som har gått ut av administrativt bruk,
- depot for avsluttede arkiv fra institusjoner som er nedlagt og materialet ikke er overført til annen arkivskaper,
- depot for personarkiv eldre enn 10 år og
- ivareta elektronisk arkivering av avslutta perioder.
