Fordeling:

Leder plikter å utføre søket "Ufordelte journalposter" daglig.

Saksdokumneter som tilhører egen administrativ enhet og som ikke er fordelt til saksbehandler vises ved dette søket.

Omfordeling:

Arkivtjenesten fordeler direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til ansvarlig leder som viderefordeler innen egen sektor.

Ved påført feil administrativ enhet kan leder påføre riktig saksbehandler, eller kontakte arkivet for omfordeling.

Vurdering av offentlighet:

Leder/ saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter.