Håndbok for saksbehandling og arkiv 2013 -

Velkommen til Meråker kommunes håndbok for saksbehandling og arkiv - arkivplan.

Arkivplanen er godkjent av rådmannen den 1.11.2013.

Meråker, den 1.11.2013

Mvh
Liv Olsen
arkivleder

 

multe-planten

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene

I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen (rådmannen), jfr. Kommunelovens § 23.

Dette ansvaret er i Meråker kommune delegert fra rådmannen til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettledning, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av arkivloven.

 

Saksbehandling

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Meråker kommune.

Postnummer

Meråker kommune skifter postnummer fra 1.1.2017 fra 1711 til 5034.

 

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
  • det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
  • en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
  • en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
  • det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
  • det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
  • kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god til før det blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet

 

Som rådmann i Meråker kommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

 

MERÅKER KOMMUNE

Henrik Vinje

rådmann