Følgende saker defineres som disiplinærsaker:

• Akan
• Tyveri
• Underslag
• Illojalitet mot arbeidsplassen
• Mobbing/ trakassering av medarbeider/ ansatt

Saker som er nevnt ovenfor kan føre til advarsel, avskjed og suspensjon.

Alle disiplinærsaker skal legges i emnearkivet (saksarkivet) og ikke på personalmappa. Dette begrunnes med at saken ikke skal brukes mot vedkommende etter 3 år. Blir saken lagt på personalmappe, vil den følge vedkommende hele ansettelsestiden.

Fordi om saken ikke skal følge den ansatte etter 3 år, skal ikke selve saken og sporene slettes fra journal og arkiv. Saken skal derfor bevares i emnearkivet uten kassasjon.

NB: Fører disiplinærsaken til oppsigelse skal dokumentasjonen legges på personalmappa. Da skal personalmappa vise grunnen til oppsigelsen.

Det er opprettet en egen tilgangskode i ePhorte som heter D (Disiplinærsaker). Følgende roller/ stillinger har tilgang til kode D:

• rådmann
• personalleder
• arkivansvarlig/systemansvarlig ePhorte
• systemansvarlig ePhorte nr. 2
• sektorsjefer

Opprettelse av sak i ePhorte:

• Tittel:Disiplinærsak
• Arkivdel: Emne 1
• Tilgangskode: D
• Klassering: K-kode fagklasse/fellesklasse bokmål primært, og personnr. sekundært. Personnr. må fjernes igjen fra saken etter 3 år etter beskjed fra saksbehandler.