| Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument. Unntak: hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren. Nye saker som opprettes av leder/saksbehandler skal kun opprettes i de tilfeller hvor leder/saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen "Reservert" med statuskode R.
Oppretting av nytt saksdokument Saksdokumenter som er / skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:
| Type
|
Anvendelse
|
| I
|
Inngående dokument Brukes normalt kun av arkivpersonell som har ansvar for å registrere saksdokumenter som er mottatt fra andre virksomheter eller privatpersoner.
|
| U
|
Utgående saksdokument Skal benyttes hvor hovedmottaker er en ekstern virksomhet eller oppretting av delegert behandling.
|
| N
|
Notat med oppfølging Skal benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter ePhorte. Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal tildeles et oppfølgingsansvar (dvs. mottaker må avskrive notatet).
|
| X
|
Notat uten oppfølging Kan benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter ePhorte. Denne dokumenttypen skal benyttes når du ikke ønsker at mottaker skal ha et aktivt oppfølgningsansvar .
|
| S
|
Saksframlegg Skal benyttes når en skal skrive et saksfremlegg (med utredning og innstilling) til et politisk utvalg.
|
Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat Alle utgående dokumenter, saksdokumenter og interne notater som produseres i organet, skal journalføres i ePhorte. Saksbehandler har primæransvaret for å registrere utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Fra 17.9.2014 blir utgående brev elektronisk godkjent via godkjenningsprosessene i ePhorte. Reglement for underskrift av dokumenter samt retningslinjer for elektronisk signatur finner du her:
Digital forsendelse via SvarUt-tjenesten i ePhorte ble tatt i bruk fra september 2014. I løpet av mars/ april 2017 vil alle sektorene i kommunen benytte dette. Saksbehandler har selv ansvaret for ekspederingen av utgående brev: - digitalt i de tilfeller hvor dette skal benyttes - på papir i de tilfeller hvor dette skal benyttes og påføre status E på journalpostene. Saksbehandleren har også ansvaret for å ferdigstille saker ved å sette status SA (kan avsluttes). Dokumenter som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering. Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.
Saksframlegg Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype S. I samråd med leder skal saksbehandler avklare hvilke utvalg saksframlegget skal fremmes for ( behandles i) Når saksfremlegget er ferdig skrevet skal det videre til rådmann eller den som er delegert myndigheten for kontroll og godkjenning. Godkjennes ikke saksframlegget, beholdes behandlingsstatus RE og det sendes melding til saksbehandleren. Rådmannen eller den han har bemyndiget søker fram saksframleggene som er klare ved å velge søket "Til godkjenning" Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må legges ved. Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg. Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som S dokument, ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.
Delegerte saker Det vises til vedtatt delegasjonsreglementet. Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS for delegert sak og utvalgets navn. Mal for delegerte vedtak benyttes. Behandlingsstatus settes til KL hvis saken skal refereres i et politisk utvalg. Utvalgssekretæren får da et signal om at vedtaket kan refereres for politisk utvalg. Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere. Saksbehandler sender ut dokumentet og setter status E for ekspedert . Saksbehandler sender kopi av brevet til kopimottakerne.
|
